FROM EXCEL TO CONTROL
Dare ordine alla complessità: dal caos di centinaia di Excel a un controllo reale dei costi per commessa
Quando una cooperativa coordina centinaia di operatori, decine di responsabili e molteplici commesse regolate da contratti con Comuni e ASL, il tema non è “fare un preventivo”.
Il tema è preventivare e controllare i costi con precisione, anno dopo anno, commessa per commessa, servizio per servizio, persona per persona.
Il cliente
CAD – Cooperativa Assistenza Domiciliare di Forlì
Realtà strutturata che opera nei servizi alla persona, con attività che includono assistenza domiciliare, servizi educativi e supporto ad anziani, disabili e minori.
- Sito: https://coopcad.it/
Sede centrale: Forlì, Italia
Settore: Servizi socio-assistenziali ed educativi
Operatività: attività su commessa spesso regolamentate da contratti e convenzioni con enti pubblici (Comuni, ASL)
PROJECT
BACKGROUND
Preventivare e controllare i costi, anno dopo anno, su decine di commesse pubbliche: senza un sistema, diventa ingestibile.
Immagina di essere il direttore generale di una cooperativa di assistenza domiciliare: circa 200 persone in carico, coordinate da 20 responsabili.
Ogni persona può essere coinvolta in incarichi diversi, dalle mense scolastiche all’assistenza domiciliare, fino al supporto a minori con disabilità.
Ogni incarico è una commessa.
Ogni commessa è regolata da un contratto con un ente pubblico (Comune o ASL) e porta con sé costi specifici: ore di lavoro, attrezzature, mezzi di trasporto.
Il punto critico arriva quando devi preventivare tutto, anno per anno, non solo “per cliente”, ma commessa per commessa, servizio per servizio, persona per persona, Comune per Comune.
È la domanda che si è posta CAD – Cooperativa Assistenza Domiciliare di Forlì.
E per anni la risposta è stata sempre la stessa: Excel.
Non un file, ma centinaia. Ogni responsabile riceveva decine di fogli, uno per ogni commessa e per ogni servizio, da compilare, rinominare e reinviare via email.
Il mito da smontare: “fare una piattaforma così è complicato”
Quando abbiamo proposto a CAD una piattaforma per governare costi, commesse e responsabilità, la prima reazione è stata comprensibile: scetticismo.
“Sarà lunga, costosa e rischiosa”.
Un copione che vediamo spesso. E che quasi sempre nasce da un equivoco.
Sembra complesso perché lo è il contesto
Centinaia di servizi, decine di responsabili, dati sensibili (anziani, disabili, minori), integrazioni con sistemi esistenti, sicurezza avanzata e autenticazione a due fattori: sulla carta, tutto fa pensare a un progetto enorme.
La complessità non si risolve con “più tecnologia”.
Si risolve con più comprensione.
Il punto di svolta è stato un lavoro di analisi profonda: chiarire cosa serve davvero, come viene usato, quali dati sono critici, quali flussi di lavoro vanno protetti e dove si annidano i rischi di sicurezza.
Quando il problema reale è mappato con precisione, la soluzione smette di essere “una piattaforma generica che fa tutto” e diventa una piattaforma su misura, costruita intorno alle esigenze specifiche di CAD.
Per questo abbiamo scelto October CMS: un framework solido e scalabile che conosciamo in profondità. Lo abbiamo customizzato completamente, senza template preconfezionati, progettando schermate, flussi di lavoro e permessi in funzione dei processi CAD.
PROJECT
OVERVIEW
Dati, ruoli e flussi di lavoro:
tutto in un unico sistema, con sicurezza enterprise.
CAD gestisce servizi socio-assistenziali ed educativi su più commesse, con decine di responsabili e vincoli contrattuali con Comuni e ASL.
La preventivazione e il controllo dei costi erano distribuiti su centinaia di file Excel, con alto rischio di errori e tempi non scalabili.
Abbiamo progettato una piattaforma custom basata su October CMS, modellata sui flussi reali di CAD: permessi per ruolo, dati strutturati per commessa/servizio, tracciabilità e sicurezza (inclusa 2FA).
Un sistema pensato per essere usato ogni giorno, non solo ‘a fine anno’.
+
200
operatori e figure coinvolte nella pianificazione dei servizi
20
responsabili che lavorano in parallelo sul budget previsionale
100
%
commesse tracciate in un unico sistema strutturato
3
settimane di sviluppo su October CMS
PROJECT APPROACH
La potenza invisibile dell’analisi profonda
Molti progetti falliscono non per limiti tecnici, ma perché partono da definizioni vaghe e interpretazioni diverse.
L’analisi profonda serve a trasformare un problema complesso in regole operative chiare, condivise e sicure.
Cosa significa davvero “analisi profonda”
Questa è la parte che molti sottovalutano: un progetto del genere non si sblocca “scrivendo codice”, si sblocca capendo con precisione come funziona il lavoro ogni giorno.
L’analisi profonda non è un questionario per raccogliere requisiti: è un processo che mappa decisioni, scopre dipendenze, elimina ambiguità e trasforma frasi vaghe in regole operative.
Nel caso di CAD, il primo passo è stato dare un significato univoco alle parole.
In Excel, termini come “servizio” possono voler dire tutto e niente.
In un sistema, invece, “servizio” deve pentare un’entità concreta: appartiene a una commessa, si svolge in una località, ha risorse stimate (ore, mezzi, attrezzature), un responsabile e documenti collegati.
Quando queste informazioni sono definite in modo chiaro, le persone smettono di interpretare e iniziano a compilare in modo coerente.
Lo stesso vale per le ore: non sono “un numero”, ma una stima con contesto.
120 ore di chi? In quale periodo? Con quale tariffa o parametro?
E soprattutto: perché?
Chiarire questo prima evita l’errore più costoso di tutti, quello che emerge dopo settimane: “io intendevo un’altra cosa”.
Infine, anche gli allegati cambiano ruolo.
Non sono un accessorio, ma memoria operativa: nel sistema devono essere legati a commessa e servizio, con uno scopo preciso.
Così chiunque, anche a distanza di tempo, può ricostruire il contesto senza dipendere dalla memoria di chi “se lo ricorda”.
È una delle forme più concrete di riduzione dello stress e del caos operativo.
TECHNOLOGY CHOICES
Dall’analisi alla piattaforma: la tecnologia è una conseguenza, non il punto di partenza.
La complessità di CAD non richiedeva “più software”, ma un sistema su misura: dati strutturati, ruoli chiari, sicurezza e integrazioni.
Quando definisci bene entità, regole e flussi, la piattaforma diventa semplice da usare e soprattutto affidabile nel tempo.
Per questo abbiamo scelto October CMS: una base solida e scalabile che ci consente di costruire piattaforme custom senza vincoli da template, mantenendo velocità di sviluppo e controllo totale sulle logiche di business.
Nel progetto CAD questo si è tradotto in gestione strutturata di commesse e servizi, permessi granulari per ruolo, sicurezza (inclusa autenticazione a due fattori) e integrazione via API con il sistema di contabilità.
La parte più interessante è l’evoluzione: una piattaforma con dati puliti e processi chiari è il prerequisito per integrare davvero l’intelligenza artificiale nei flussi operativi.
Non “AI per fare scena”, ma AI per ridurre lavoro ripetitivo, aumentare coerenza e supportare le decisioni, sempre nel rispetto di ruoli, permessi e dati sensibili.
AI per suggerire stime ore/costi
Una volta che commesse e servizi sono strutturati (località, tipologia, risorse, tariffe/parametri, storico), l’AI può supportare i responsabili nella fase di preventivazione proponendo una stima iniziale coerente, motivata e verificabile.
Come funziona:
- Analizza lo storico di servizi simili (per Comune, tipologia, periodo, complessità) e propone un range di ore e costi attesi
- Evidenzia le variabili che impattano la stima (tariffe, frequenza, mezzi, vincoli contrattuali) e chiede i dati mancanti
- Segnala anomalie rispetto a casi comparabili (es. ore troppo alte/basse) prima dell’invio al consolidamento
Risultato: stime più rapide e uniformi tra responsabili, meno correzioni a valle, più controllo sul budget previsionale.
Questa evolutiva ha senso solo perché, prima, abbiamo messo ordine: dati strutturati, regole chiare, permessi e integrazioni.
In questo contesto l’intelligenza artificiale non sostituisce il responsabile, ma lo supporta nelle scelte ripetitive e nei controlli, rendendo le stime più coerenti e riducendo errori e rielaborazioni.
È il passaggio naturale da “compilare e rincorrere file” a “decidere con più controllo”, mantenendo tracciabilità e sicurezza anche quando i processi crescono.
PROJECT
CHALLENGE
CAD gestisce centinaia di servizi socio-assistenziali ed educativi, con costi, risorse e documenti legati a commesse regolamentate da contratti con enti pubblici.
La complessità non è solo organizzativa: è anche amministrativa, perché ogni commessa richiede stime e controlli puntuali.
Il budget previsionale veniva costruito partendo da centinaia di file Excel dispersi tra responsabili e uffici.
Consolidare i dati richiedeva settimane, con errori frequenti, perdita di contesto e un dubbio costante sull’accuratezza finale.
La sfida era creare un processo unico, tracciabile e sicuro, senza rallentar
Dati strutturati per commessa e servizio
Ruoli, permessi e sicurezza (2FA)
Integrazione con contabilità via API.
Centralizzando dati e allegati in un unico sistema, CAD ha eliminato il rimbalzo di file e le versioni non allineate.
Le validazioni riducono gli errori, mentre il consolidamento diventa un processo continuo, non un’emergenza annuale.
Il risultato è più controllo e più serenità, con un budget previsionale costruito su dati già pronti.
TRANSFORMATION
ROADMAP
Se riconosci la situazione di CAD nella tua azienda, ecco tre domande semplici per capire da dove partire e come misurare il valore.
Parti dal processo che oggi consuma più tempo e genera più errori.
Non tutti i processi hanno lo stesso impatto: scegli quello che, se migliorato, cambia davvero la giornata operativa e la qualità dei dati.
Per CAD era la gestione dei costi dei servizi; per altre realtà può essere gestione progetti, risorse, clienti, documenti o dati.
Misura, non indovinare.
Quante ore a settimana assorbe quel processo?
Quanti errori produce e con quali conseguenze (stipendi, opportunità perse, ritardi, stress, discrepanze economiche)?
Nel caso CAD il costo era evidente: settimane di lavoro ogni anno per consolidare il budget, con errori che potevano tradursi in migliaia di euro di scostamenti.
Questo è il tuo baseline per valutare il valore della soluzione.
Descrivi il flusso di lavoro reale, non una versione generica.
Chi accede ai dati e con quali responsabilità?
Come vengono usati e consolidati?
Quali documenti e allegati entrano nel processo?
Quali sono i rischi di sicurezza? Quali integrazioni servono con altri sistemi?
Più il flusso è specifico, più la soluzione sarà semplice, su misura e adottabile.
Pronti a mettere ordine nei vostri dati?
Se oggi il tuo processo critico vive tra file, email e versioni duplicate, il primo passo non è “cambiare software”.
È mappare flussi, dati e responsabilità e trasformarli in regole operative chiare.
Da lì possiamo stimare tempi, impatto e priorità, e costruire una piattaforma su misura che riduce errori e lavoro manuale, lasciando spazio alle evolutive (anche AI) quando i dati sono davvero pronti.
LET'S TALK
Se nella tua organizzazione il budget, la pianificazione o il controllo dei costi passano ancora da file sparsi, versioni duplicate e consolidamenti manuali, non è “solo un problema di Excel”.
È un problema di processo: dati non strutturati, responsabilità poco chiare e contesto che si perde nel tempo.
Il primo passo non è scegliere una tecnologia.
È inpiduare il processo critico, misurare il costo attuale e trasformare il flusso reale di lavoro in regole operative.
È così che si riducono errori, stress e tempi morti, e si costruisce una base solida per crescere (anche con evolutive AI).
Noi lavoriamo così: analisi profonda, progettazione su misura, sviluppo rapido su basi solide e integrazioni dove servono.
Il risultato è una piattaforma che le persone usano davvero, perché rispecchia il modo in cui lavorano ogni giorno.
Se vuoi, possiamo partire da una call di analisi: in 60 minuti mappiamo il tuo processo, i dati critici, i rischi e le integrazioni, e definiamo una roadmap concreta.
NEXT STEP
Chiarezza sul processo, prima di scrivere codice
100%
La trasformazione non inizia con una piattaforma: inizia quando metti ordine.
Quando dati, ruoli e regole sono chiari, la tecnologia diventa un acceleratore e l’intelligenza artificiale può entrare nei processi in modo utile e controllabile.
Se vuoi capire da dove partire nella tua azienda, parliamone: ti aiutiamo a passare da “gestire il caos” a “governare il sistema”.