Budget Coop cad
Raccogliere dati: un nuovo livello di efficienza.


INDUSTRY


Hospital Consulting & House assistance

PRACTICES


System Integration, Internal Communication Efficiency, Digitalisation

www.budget.coopcad.it

IL CASO DI CAD: una Comunicazione interna da alleggerire.


Diversi anni fa, ci sedemmo al tavolo con Coop. CAD, una cooperativa di Forlì specializzata nell’assistenza domiciliare a stampo socio-sanitario.

Attraverso l’impiego di 860 operatori (per lo più soci) organizzati in gruppi gestiti da dei responsabili, la cooperativa partecipa sistematicamente a bandi pubblici (indetti da comuni e ospedali, ad esempio). Ogni anno la cooperativa presenta i propri progetti, accaparrandosi il primo posto in graduatoria per diversi bandi.

Una volta raccolte tutte le commesse per l’anno a venire, Coop. CAD,da inizio ad una complessa fase di comunicazione interna, in cui chiede ai responsabili di stimare un budget previsionale (principalmente in termini di ore e personale necessario).

Per stimare questo budget, a loro volta, i responsabili dovevano interfacciarsi con i loro operatori di riferimento, consegnando loro file excel da compilare e da farsi restituire una volta completi di tutte le informazioni richieste.

Importante da tener conto è che sono presenti diversi inquadramenti professionali tra gli operatori, dunque questo rende ancora più complessa l’identificazione di una previsione chiara in termini di risorse. Una volta raccolti tutti i dati, Coop. CAD, procedeva all’inserimento manuale di ogni singolo file excel, all’interno del proprio gestionale.

LA SOLUZIONE PROGETTATA DA TECNOTRADE


Il nostro intervento è avvenuto proprio per semplificare questa fase molto complessa con cui, ogni anno, Coop. CAD, si trovava a dover fare i conti.

Abbiamo creato un portale solo su accesso riservato (integrato nel loro sito) per responsabili e amministratori, i cui ruoli vengono automaticamente riconosciuti dal sistema attraverso il login.



Accedendo, il responsabile vede tutte le commesse che gli sono state assegnate e quelle ancora aperte (ovvero quelle per cui devono ancora essere assegnate delle ore). Per ogni commessa possono anche essere allegati dei documenti esplicativi. Una volta riempite tutte le ore la commessa passa in “stato chiuso”, momento in cui viene automaticamente inviata una mail all’amministrazione, contenente tale informazione.



L’amministrazione può così vedere in tempo reale quante commesse già state completamente assegnate e quali no, avendo anche l’opportunità di poter sollecitare i propri responsabili laddove opportuno. Quando le commesse risultano “chiuse”vengono sincronizzate nel gestionale con un solo click (grazie a “Web Sync”, il nostro software dedicato alle procedure di sincronizzazione).

Essere in grado di progettare sistemi di raccolta dati, rende possibile questo genere di miglioramenti. Con un basso costo si può ottenere un’elevato upgrade in termini di efficienza, rendendo l’acquisizione di grandi volumi d’informazioni un processo immediato, ma soprattutto ordinato.

PRIMA



DOPO



Un web agency, come nel caso di Tecnotrade srl, può essere anche in grado di fornire questo tipo di servizio. Stiamo parlando di una richiesta sempre più all’ordine del giorno da parte sia di grandi aziende che di PMI.

Nel mondo di oggi, anche il soggetto apparentemente più piccolo può ritrovarsi a dover gestire un grande flusso eterogeneo di dati. Senza l’inserimento di automazioni personalizzate, su misura, sulla linea delle tecnologie software più all’avanguardia, si rischia di rimanere molto indietro rispetto ai propri competitor.